IT業者の見積もりは、金額から見ると判断できません

IT業者から見積もりが届いた。金額は100万円と書いてある。

高いのか、安いのか。

パソコンなら、店を見れば相場が分かります。ところが仕組みの導入やネットワークの工事は、同じ内容の見積もりが他所に存在しません。 比べる相手がいないのです。

最初にやることは、金額を見ないことです

つい、いちばん下の合計を見てしまいます。

そこから始めないでください。 金額だけを見ても、妥当かどうかは絶対に分かりません。

最初に確かめるのは、これだけです。

この金額で、何をしてくれるのか。

次にやることは、項目に分けることです

見積もりを、こう分けて考えてください。

「システム導入 100万円」ではなく、「何にいくらかかっているか」で見ます。

分けてみると、「製品は30万円で、残り70万円は作業の費用だった」ということが見えてきます。それが高いかどうかは別として、何にお金を払うのかが分かります。

「一式」と書かれていたら、聞いてください

見積書に、こう書かれていることがあります。

システム導入　一式　◯◯万円

それ自体が悪いわけではありません。 書き方の習慣です。

ただ、一度だけ聞いてみる価値があります。

「この一式には、何が含まれていますか」

特に確かめたいのは、次が含まれているのか、別料金なのかです。

• いまのデータを移す作業
• 現地に来てもらう作業
• 社員への説明
• 追加の設定
• 入れたあとの対応

ここを先に聞いておくと、「聞いていた話と違う」が減ります。 あとから出てくる追加費用の多くは、ここです。

最初の金額だけで比べないでください

2社から見積もりが来たとします。

• A社：最初に50万円、月々5万円
• B社：最初に100万円、月々2万円

最初の金額だけなら、A社が安く見えます。

ところが3年使うと、こうなります。

• A社：50万 + 5万×36か月 = 230万円
• B社：100万 + 2万×36か月 = 172万円

逆転します。

実際に何年使うつもりなのかを決めて、その期間で比べてください。 1年なのか、3年なのか、5年なのか。これを決めないと、比べようがありません。

安いほうが良いとも限りません

逆もあります。安いのには、たいてい理由があります。

• 困ったときの窓口がメールだけ
• 設定は自分たちでやる前提
• データを移す作業が別料金
• 来てもらうと、その都度費用がかかる

これらが悪いわけではありません。 自分たちでできるなら、そのほうが安く済みます。

大事なのは、自分の会社に必要なものが含まれているかです。設定を自分でやれる人がいない会社が、設定なしの見積もりを選ぶと、結局あとで困ります。

比べるときの、本当の難所

見積もりを比べるときにいちばん難しいのは、金額ではありません。

何を比べればいいのか分からないことです。

A社とB社では、書き方が違います。片方には入れたあとの対応が含まれていて、もう片方には含まれていない。この状態で金額だけ並べても、意味がありません。

先にやるのは、同じ条件にそろえることです。そのために、次の質問を使ってください。

業者に、そのまま聞いていい質問

専門的な知識は要りません。読み上げて構いません。

• 「この金額には、何が含まれていますか」
• 「最初の費用のほかに、必要な費用はありますか」
• 「いまのデータを移す作業は、含まれていますか」
• 「入れたあと、困ったときはどこまで対応いただけますか。それは費用に含まれますか」
• 「使う人が増えたら、料金はどうなりますか」
• 「やめる場合、データはどうなりますか」
• 「今後、追加の費用が出る可能性があるとすれば、どういう場合ですか」

最後の質問が効きます。正直な業者は、ここできちんと答えます。 「追加は一切ありません」と即答する相手には、もう一度確かめてください。

判断できないのは、恥ずかしいことではありません

ITの見積もりは、専門的な言葉と、その会社独自の項目が並びます。普段ITを扱っていない人が、一人で判断できるほうがおかしいのです。

大事なのは、金額の当てっこをすることではありません。何が分からないのかを、はっきりさせることです。

ここで止めていい場合

• 項目に分けられて、それぞれ何の費用か分かった
• 上の質問をして、答えが理解できた
• 使う期間を決めて比べた
• 必要なものが含まれていることを確かめた

このどれもが済んでいるなら、あとは会社として出せる金額かどうかの判断だけです。そこは、あなたにしか決められません。

相談したほうがいい場合

• 質問をしたが、返ってきた答えが理解できなかった
• 項目に分けようとしたが、分け方が分からない
• そもそも、この仕組みが必要なのかどうかが分からない
• 長い付き合いの業者で、細かく聞きにくい

私は特定の製品を売っていません。売る側ではなく、使う側から見ます。

ただし、安いところを探すお手伝いはしていません。 見積もりを並べて値切るための相談は、お請けしていません。やるのは、あなたが自分で判断できるように整理することです。次に同じことがあったとき、一人で判断できるようになるほうが価値があります。

金額の前に、中身です

「100万円は高いですか」という問いには、誰も答えられません。

「100万円で、これとこれとこれをやってくれるそうです。うちには、このうちこれが必要です」——ここまで整理できれば、高いか安いかは、あなた自身が判断できます。