「このサービスを導入しませんか」
付き合いのあるIT業者から、そう提案される。説明を聞くと、たしかに便利そうに思える。
ところが、判断ができません。
- 本当にうちに必要なのか分からない
- 他と比べていないので、金額が妥当なのかも分からない
- 専門的な言葉が多くて、話の半分も追えない
- 導入したあと、誰が面倒を見るのか想像がつかない
- 断りたい気もするが、断る理由を作れない
最後の一行が、いちばん困るところだと思います。
業者を疑う必要はありません
先に、はっきり書いておきます。
提案されたからといって、その提案が悪いわけではありません。 専門の知識を持っているからこそ、会社に合ったものを勧めてくれることもあります。実際、そういう提案をたくさん見てきました。
問題は別のところにあります。
提案を受ける側に、判断するための材料がないこと。 これだけです。
材料が無いまま「良さそうだから」で契約するのも、材料が無いまま「よく分からないから」で断るのも、どちらも同じくらい危ういことです。前者では要らないものが入り、後者では必要だったものを逃します。
実際にあった例
ある会社の事務所の隅に、見慣れない機器が置いてありました。「セキュリティのために入れた方がいいと言われて、入れました」とのことでした。何をしているものかは、誰も分かりませんでした。
そして、業務システムがたまにエラーになっていました。誰も、その機器と結びつけていませんでした。
入れた業者さんに来てもらい、設定を変えてもらったら、エラーは起きなくなりました。
ここで起きていたのは、認識のずれです。業者さんは「設置した時点で仕事は終わり」、お客様は「入れてもらったのだから、その後も見てもらえる」。どちらも悪くありません。最初のところで、話が合っていなかっただけです。
そしてそのずれは、何かが起きるまで表に出てきません。
だから、後述の「入れたあと、誰が面倒を見るか」を先に聞いておくことが効きます。
「良いサービス」と「うちに合うサービス」は別です
説明で語られるのは、たいてい**「良いサービス」**のほうです。こんな機能がある。こんなことができる。業務が効率化できる。
それ自体は嘘ではありません。
判断するときに要るのは、別の問いです。
うちの会社で、使い続けられるか。
紙でやっている作業を仕組みに変えるとします。便利な機能があっても、
- 現場の入力する手間が、いまより増える
- いまの仕事の流れと合わない
- 操作が難しい
- 入れたあと、誰も管理できない
このどれかに当てはまると、半年で使われなくなります。 そして費用だけが残ります。
新しい仕組みが根づくかどうかは、機能の良し悪しではなく、いまのやり方との距離で決まります。
材料は、3つ書き出せば作れます
判断の材料は、提案書の中にはありません。あなたの会社の側にあります。
① いま、その仕事を誰がどうやっているか
誰が、何を、どういう順番で、どのくらいの頻度でやっているか。
同じ「請求書を作る」でも、会社によって中身はまったく違います。ここを書き出さないと、提案が合っているかどうかを判断できません。 一般的な「おすすめ」では決まらないのは、このためです。
② 入れたあと、誰が面倒を見るか
ここが、いちばん見落とされます。
導入のときは業者が設定してくれます。ところがそのあと、こういうことが毎月起きます。
- 社員が入ったので、使えるようにする
- 辞めたので、止める
- パスワードが分からなくなった、という問い合わせ
- 契約の更新
- 使い方が分からない人への説明
この人が決まっていない提案は、入れたあとに必ず詰まります。 提案書には書かれていないことが多いので、こちらから聞く必要があります。
③ 実際に使う人が、どう思うか
決めるのは経営者や総務でも、毎日触るのは現場です。現場が「いまのほうが早い」と思えば、戻ります。
可能なら、実際に使う人に一度触ってもらってください。無料で試せるものも多くあります。
お金の話は、見積もりが出てからです
提案の段階では、まだ金額の話に深入りしなくて構いません。
見積もりが出てきたら、項目の分け方と、そのまま業者に聞ける質問を別の記事にまとめました。
ただし、提案を受けた段階で1つだけ聞いておくと、あとが楽になります。
「この提案で、いまのうちの仕事のどこが変わりますか。逆に、増える手間はありますか」
きちんと答えられる業者は、信用できます。 「増える手間はありません」と即答する相手には、もう一度聞いてください。何かを変えれば、必ずどこかに手間が移ります。それを説明できる人は、こちらの仕事を見ています。
断るときも、理由は要りません
「断る理由が作れない」と思われるかもしれませんが、理由を説明する義務はありません。
それでも何か言いたいときは、これで十分です。
「いまは、先に社内の状況を整理したいので、いったん見送ります」
これは嘘ではありません。 材料が揃っていないのは事実だからです。整理したうえで、やはり必要だと思えば、そのときに頼めます。
ここで止めていい場合
- 上の質問をして、納得のいく答えが返ってきた
- 金額が、会社として出せる範囲だった
- 入れたあとの面倒を見る人が決まった
- 実際に使う人が、触ってみて「これならいい」と言った
このどれもが満たされているなら、進めて問題ありません。 迷う必要はないと思います。
誰かに間に入ってもらったほうがいい場合
- 質問をしても、返ってきた答えが理解できなかった
- 金額が妥当かどうか、比べる相手がいない
- 提案されたものが、そもそも必要なのか分からない
- 付き合いが長く、断りにくい
- 前に一度入れて、使われなくなった経験がある
最後から2つ目は、よく聞きます。長い付き合いがあるほど、断りにくくなります。 そこに第三者が入るだけで、「社内で検討したい」と言いやすくなります。
私は特定の製品を売っていません。売る側ではなく、使う側から見ます。 提案された内容と、いまの仕事の中身をうかがって、何を確かめるべきかを一緒に整理します。
判断できない状態が、いちばん高くつきます
良い提案を断ってしまうのも、要らないものを入れてしまうのも、原因は同じです。
判断する材料が無い。それだけです。
材料は、提案書の中ではなく、あなたの会社の中にあります。 そして、それを書き出す作業に、専門の知識は要りません。