「パソコンのことは、総務に聞けばいいよね」
その一言から始まります。
最初は「設定くらいなら」と思っていた。ところが気づくと、こうなっています。
- パソコンの購入
- アカウントの作成
- パスワードの問い合わせ
- プリンターの不調
- Wi-Fiがつながらない
- クラウドのサービスの設定
- セキュリティ
- 社員が入るとき、辞めるときの手続き
どれも「本来の仕事」ではありません。 それでも、他に聞ける人がいないので、全部そこに来ます。
最初にやることは、全部を覚えようとしないことです
この状態になった人の多くが、まず勉強しようとします。 本を買う。調べる。詳しくなろうとする。
そこから始めないでください。 範囲が広すぎて終わりがなく、しかも日々の問い合わせは止まりません。
最初にやるのは、いま自分が何を抱えているのかを、外に出すことです。
次にやることは、「分からないこと」を書き出すことです
解決しようとしなくて構いません。困っていることを、そのまま並べるだけです。
- パソコンの入れ替えが必要そうだが、何台か分からない
- 契約しているサービスが、全部は分からない
- Wi-Fiが遅い
- 辞めた人のアカウントが残っている気がする
- バックアップが取れているのか分からない
書き出すと、2つのことが起きます。
① 思っていたより少ない
頭の中では無限にあるように感じていたものが、紙に書くと5つや6つです。それだけで、抱えている感じが変わります。
② 種類が分かれる
「今すぐ何とかしないといけないもの」「気になっているだけのもの」「本当は自分の仕事ではないもの」に分かれます。全部を同じ重さで持つ必要がなくなります。
人に付いている情報を、会社に移す
会社でよくあるのが、この状態です。
「○○さんがパソコン詳しいから、何かあったら○○さんに聞いて」
短期的には便利です。ところがその人が辞めたり異動したりすると、まとめて分からなくなります。
大事なのは、詳しい人を育てることではなく、情報を人から会社に移すことです。
何を書き出せばいいか、どこから手をつけるかは、別の記事に詳しく書きました。
→ 会社にあるパソコンやソフトを、誰も把握できていないとき、まず何をすればいいか
一覧を作っておくと、問い合わせが来たときに「自分が覚えている」必要がなくなります。 これが、総務担当者にとっていちばん効きます。
全部を自分で解決しなくていい
ここが、この記事でいちばんお伝えしたいことです。
総務の方がITに詳しくなること自体は、悪いことではありません。実際、詳しくなった方をたくさん見てきました。
ただし——
「総務だから、ITの専門家にならなければいけない」ということはありません。
分からない部分は、外に出していいのです。たとえば、
- パソコンを10台入れ替えたい
- クラウドのサービスを比べたい
- いまのIT環境を一度整理したい
こういうものは、必要な部分だけ頼むことができます。 全部を任せる必要も、全部を自分でやる必要もありません。
ここで止めていい場合
- 書き出してみたら、数が少なかった
- どれも自分で調べれば分かりそうだった
- 問い合わせが来ても、本来の仕事を圧迫していない
このどれかなら、いまのままで大丈夫です。 書き出した一覧だけ、誰でも見られる場所に置いておいてください。
誰かに頼んだほうがいい場合
- 本来の仕事が、明らかに削られている
- 判断を求められるが、判断する材料がない（業者の見積もりなど）
- 自分しか分からない状態になっている（これは会社にとっても危険です）
- 辞めたいと思ったことがある
最後の項目を書いたのは、冗談ではありません。IT担当を押しつけられた総務の方が、それを理由に会社を辞めることがあります。 本人の責任ではありません。
引き受けた仕事の範囲を、はっきりさせる
「なんとなく担当」がいちばんつらい形です。どこまでが自分の仕事なのかが決まっていないので、終わりがありません。
書き出した一覧を使って、**「ここまでは自分がやる」「ここから先は外に頼む」**を決めてください。決めるのは会社であって、あなた一人ではありません。
一覧があると、その相談ができます。 無いと、「なんとなく大変」としか言えません。