「前任者が辞めて、会社のシステムがよく分からなくなってしまった」

担当者が一人だけだった会社では、これが起きます。その人が悪いわけではありません。 引き継ぐ相手がいなかった、というだけのことが多いです。

残されたほうには、こういう状態が残ります。

  • どのサービスを契約しているのか分からない
  • 管理する側のアカウントが、どれなのか分からない
  • パスワードを誰も知らない
  • どの業者に連絡すればいいのか分からない

最初にやることは、新しいものを入れないことです

こういうとき、いったん作り直したほうが早いのではないかと考えたくなります。

やめてください。

いま何が動いているか分からない状態で新しいものを入れると、動いていたものまで止まります。 そして、止まった理由も分からなくなります。

最初にやるのは、いまどうなっているかを確かめることだけです。

★これだけは、触らないでください

先に、いちばん大事なことを書きます。

前任者がいなくなったからといって、「よく分からないけれど、設定を変えてみよう」は危険です。

特に次のものは、変えた瞬間に会社の仕事が止まることがあります。

  • 会社のメールに関する設定
  • 会社のドメイン（◯◯.co.jp のような住所）に関する設定
  • ネットワークの機器
  • サービスを管理する側のアカウント
  • セキュリティの設定

しかも、元に戻せないことがあります。 分からないまま触るくらいなら、分からないまま置いておくほうが安全です。

まず確かめる。触るのはそのあとです。

① 何を使っているかを書き出す

分かる範囲で構いません。

見つけ方として確実なのは、お金の流れを追うことです。

  • 請求書の束
  • クレジットカードの明細
  • 銀行の引き落とし

毎月お金が出ているということは、何かを使っているということです。 記憶をたどるより、こちらのほうが早く、しかも漏れません。

書き出し方の詳しい中身は、別の記事に書きました。

→ 会社にあるパソコンやソフトを、誰も把握できていないとき、まず何をすればいいか

② 管理する側のアカウントを確認する

ここが、この状況でいちばん大事な確認です。

多くのサービスには、普通に使うためのアカウントとは別に、全体を管理するためのアカウントがあります。人を追加したり、支払いを変えたり、やめたりできるのは、そちらだけです。

確認したいのは、こういうことです。

  • 管理する側のアカウントは、どれか
  • そこに登録されているメールアドレスは、まだ使えるか
  • 契約している名義は誰か
  • 本人確認の設定（二段階認証）が、前任者の携帯電話になっていないか

最後の項目に注意してください。 前任者の携帯電話に確認の番号が届く設定になっていると、本人がいないと入れません。

③ パスワードは、推測しないでください

分からないパスワードを当てようとするのは、やめたほうがいいです。 何度か間違えると、そのアカウント自体が止まることがあります。

そして、知っておいていただきたいことがあります。

パスワードが分からない＝会社のシステムが使えない、ではありません。

多くのサービスには、正式な取り戻しの手続きがあります。

  • 別の管理する側のアカウントから変更する
  • 会社として契約していることを示して、サービスの会社に問い合わせる
  • 登録されているメールアドレスから再設定する

いちばん確実なのは、そのサービスの会社に直接問い合わせることです。 「担当者が退職して、管理する側のアカウントに入れない」という相談は、向こうにとって珍しい話ではありません。手続きが用意されています。

④ 業者の連絡先を集める

システムそのものだけでなく、人も分からなくなっています。

  • パソコンを買っている店
  • システムを作った会社
  • インターネットの回線
  • 複合機
  • 保守を頼んでいる先

過去の請求書と、前任者のメールの受信箱に手がかりがあります。

⑤ 分かったことを、一覧にして残す

一度調べたら、次に同じことが起きないように残してください。

項目 内容
サービス名
何に使っているか
契約している名義
管理する側のアカウント
更新の時期
問い合わせ先

この簡単な表でも、次の担当者に渡せるものになります。

いま困っているのは、これが無かったからです。

ここで止めていい場合

  • 請求書をたどったら、使っているものが全部分かった
  • 管理する側のアカウントに、いまも入れる
  • 止まって困っているものが、いま何も無い

このどれかなら、急いで誰かに頼む必要はありません。 一覧だけ作って残してください。

頼んだほうがいい場合

  • 管理する側のアカウントに入れないものがある
  • 本人確認が、前任者の携帯電話のままになっている
  • 何を使っているのかが、請求書からも分からない
  • 止まると仕事にならないものが、分からないものの中に含まれている
  • 触っていいのかどうかの判断がつかない

最後の項目が、いちばん多い理由です。判断できないから動けないという状態は、時間が経つほど悪くなります。

これは、会社が小さいから起きる問題ではありません

「うちは小さい会社だから」と思われるかもしれませんが、違います。

整理する担当者がいなかった、それだけです。少しずつサービスが増え、そのつど別の人が申し込み、記録が残らなかった。どの会社でも同じ経緯で起きます。

分からないことを一つずつ確かめていけば、全体は見えてきます。一度に全部を分かろうとしないことだけ、気をつけてください。